طرح جامع IT |

طرح جامع تدوین برنامه کلان فنآوری اطلاعات و ارتباطات با رویکرد معماری سازمانی(ICTMP)

طرح جامع تدوین برنامه کلان فن آوری اطلاعات و ارتباطات سازمان در تاریخ 15/1/1386 با اهداف ذیل در سازمان به اجرا درآمد و در تاریخ 28/12/1386 به پایان رسید. این طرح در تابستان 1387 توسط هیئت محترم عامل سازمان مورد تصویب قرار گرفت و از آن زمان برنامه ها و پروژه های تعریف شده با اولویت بندی زمانی به مدت 4 سال به اجرا گذاشته شد:

§ همسوسازی اهداف و راهبردها و پروژه های اطلاعاتی با اهداف، راهبردها و سیاستهای سازمان

§ تفسیر جامعیت و یکپارچگی سیستم های اطلاعاتی در سطح سازمان

§ اطمینان از کارائی و ثمر بخشی سرمایه گذاری ها و فعالیت های توسعه فناوری

§ تسهیل تصمیم گیری مناسب از طریق تامین اطلاعات مقتضی

§ پاسخ‌گویی سریع به نیازهای اطلاعاتی از طریق ساماندهی پایگاه‌ها و سیستم‌های اطلاعاتی با هدف تامین حداکثر دسترس پذیری، تغییر و گزارش گیری

§ حل مسائل سازمانی با راه حل‌های سازمانی از طریق به حداقل رساندن افزونگی و دوباره کاری‌های اطلاعاتی بین برنامه، بخش ها و ادارات مختلف

§ بهینه‌سازی سرمایه‌گذاری سازمانی در زمینه IT از طریق تدوین برنامه‌ها و معماری جامع IT

اسناد و فرآورده های طرح جامع ICTMP

1- برنامه راهبردی کسب و کار سازمان

جهت تدوین این سند ابتدا اهداف، استراتژیها وسیاستهای برنامه چهارم توسعه در زیر بخش حمل و نقل دریایی مورد بررسی و مطالعه قرار گرفت. همچنین کلیه مطالعات و سندهای استراتژیک موجود در سازمان نظیر نقش بنادر ایران در ده سال آینده در منطقه و جهان، طرح جامع بنادر بازرگانی(HPC) و طرح جامع سیستم مدیریت کیفیت جامع و تعالی سازمانی، و در مجموع شش سند و بالغ بر چند هزار صفحه مستند بررسی شد. علاوه بر آن برای درک و شناخت دیدگاههای مدیران ارشد سازمان درخصوص عناصر فوق ، جلسات مصاحبه گستردهای برگزار و در ادامه با استفاده از مدلهای مرجع برنامهریزی استراتژیک نتایج مطالعه تحلیل و دستهبندی و عناصر استراتژیک (مأموریت، چشمانداز، اهداف و عوامل اساسی موفقیت) از آنها استخراج گردید. در نهایت با مقابله اهداف و استراتژیها وظایف کلان سازمان شناسایی و در دو دسته وظایف اصلی و پشتیبانی تقسیمبندی شد.

2- وضع موجود

شناخت وضع موجود معماری هر سازمان پیش نیاز هرگونه پیشنهاد برای وضع مطلوب آن است. در این راستا سند معماری وضع موجود سازمان بنادر و دریانوردی با استفاده از مدل‌های مرجع معماری FEA در قالب4 سند در لایه های کسب و کار، داده، کاربرد و زیرساختها ارائه شده است.

3- وضع مطلوب

در این سند با استفاده از دستاوردهای سند مطالعات استراتژیک، مطالعات تطبیقی و محیطی، مدل‌های مرجع معماری و الگوها و نمونه‌های برتر و همچنین تشکیل ماتریس‌های مختلف، عوامل اساسی موفقیت، کارکردهای قابل الگوبرداری، الزامات کنوانسیون و ... نیازها شناسایی شده و متناسب با آن مدل فرآیندی، داده ای، فنآوری و کاربردهای وضع موجود سازمان جهت بهبود پیشنهاد داده شده است.

4- برنامه راهبردی فنآوری اطلاعات (فاوا)

برای تدوین سند راهبردی فاوا، ابتداجایگاه فناوری اطلاعات و ارتباطات در بنادر رقیب و الگو مورد بررسی قرار گرفت. در این بخش عواملی نظیر راهبردهای فاوا و اثر بخشی فاوا در سازمانهای رقیب و الگو، اثر فاوا بر میزان رضایتمندی مشتریان، ارتقاء سطح خدمات در رشد بازار، و.... تجزیه و تحلیل شد و در نهایت فرصت‌ها و تهدیدهای مرتبط با سازمان‌های رقیب در حوزه فاوا استخراج شده است. در گام بعد برنامه‌های توسعه فاوا در سطح ملی بررسی و فرصت‌ها و تهدیدهای مرتبط با برنامه‌های ملی توسعه فاوا ارزیابی شد. سپس وضعیت تامین کنندگان در حوزه فاوا مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفت. در این راستا توان تامین کنندگان داخلی و خارجی ارزیابی شده و در خاتمه فرصت‌ها و تهدیدها در حوزه توان تامین نیازهای سازمان استخراج شده است.

5- مطالعات تطبیقی

در این سند، بنادر از ابعاد مختلفی مانند نقش اقتصادی در کشور، ساختار سازمانی و مدیریت و همچنین کاربردها، سرویسها و سیستمهای اطلاعاتی مورد استفاده در زمینه های کاری، مورد بررسی قرارگرفتند. بنادر الگو در چارچوب راهبردها، کاربردها و فنآوری در خصوص موارد ذیل مورد بررسی و مطالعه قرار گرفتند:

· اطلاعات کلی بندر

· عناصر راهبردی

· ساختار کلان مدیریت بنادر و اموردریائی

· ساختار مدیریتی بندر

· بررسیهای اقتصادی بندر مورد مطالعه

· بررسی راه کارهای اجرایی بندرمورد مطالعه در تحقق اهداف و راهبردهای مشابه (مثلا خصوصی سازی، آزاد سازی، برون سپاری، مشارکت)

· بررسی کاربرد فاوا در کسب و کار بندر مورد مطالعه

· بررسی راهبردهای فاوا در بندر مورد مطالعه

6- مطالعه محیطی

سازمانها پیوسته در حال تغییر هستند این تغییرات میتواند در هر یک از لایه های سازمانی و هر یک از جنبههای مختلف آن باشد. منشاء این تغییرات بیشتر عوامل بیرونی می باشند. در این راستا محرکهای کسب و کار محرکهای محیطی میباشند که در موارد و زمینههای متنوع (ماموریتها، بازار، حوزه عملکرد، خدمات سازمان، کاربری فنآوری اطلاعات و ارتباطات) بر سازمان تاثیر گذاشته و موجبات دگرگونی آن را پدید میآورند. این محرکها در دو دسته ذیل تقسیم بندی میشوند :

1- دسته اول محرکهای داخلی میباشند که از درون سازمان نشات میگیرند. شامل اولویتهای راهبردی سازمان، دورنما، برنامههای خاص مثل مشتری محوری، الزامات سازمانی و ....

2-دسته دوم محرکهای خارجی می باشند که بر فعالیت سازمان تاثیر میگذارند. شامل قوانین و مقررات، الزامات محیطی و ...سند حاضر به منظور شناخت بهتر محرکهای کسب و کار (خصوصاً محرکهای خارجی) و الزامات آنان بر لایههای معماری سازمانی انجام شده است. در این سند محیط پیرامون سازمان بنادر و کشتیرانی و ارتباطات سازمان با آن نشان داده شده است. تدوین این سند بخش مهمی از فرآیند انجام پروژه تدوین برنامه کلان فناوری اطلاعات و ارتباطات سازمان بنادر و کشتیرانی بهشمار میآید و کمک شایانی در شناسایی نیازها و جهتگیری پروژه در فازهای آتی ایفا خواهد نمود.

7- وضع موجود مدیریت فاوا

مطالعات مربوط به این سند در برگیرنده فعالیتهای حوزه مدیریت فاوا در ستاد سازمان بنادر و دریانوردی و مدیریت فاوا در بنادر تابعه و ارتباط کاری این دو حوزه باهم می باشد.

این سند در 6 بخش به شرح زیر تقسیم شده است :

در بخش اول کلیاتی در خصوص اهداف ، دامنه منابع و تعاریف و اختصارات مورد استفاده در سند ارائه شده است.

در بخش دوم ابعاد ساختاری مدیریت فاوا شامل ساختار تشکیلاتی، شرح وظایف و رابطه این حوزه با مدیریت فاوای بنادر و میزان تمرکز فعالیت های فاوا در این دو حوزه مورد مطالعه قرار گرفت. همچنین در این بخش مسایل، مشکلات و موانع ، نقاط قوت و ضعف، فرصتها و تهدیدهای پیش روی حوزه مدیریت فاوا بررسی و مطالعه شد.

در بخش سوم ساختار فرآیندها و خدمات حوزه فنآوری اطلاعات در سازمان به تفصیل مدل سازی و تشریح شده است. در این بخش همچنین در مورد فناوری های مورد استفاده در تامین خدمات فاوا و منابع تامین آنها بحث شده و سرانجام به مشکلات و موانع موجود در ارائه خدمات از دیدگاه کارشناسان واحد اشاره شده است.

در بخش 4 تحلیل های گوناگونی در خصوص وضعیت نیروی انسانی موجود فاوا و تطبیق مهارتهای موجود با حجم خدمات این واحد ارائه شده است.

در بخش 5 پرو‍ژههای در دست اقدام حوزه فناوری اطلاعات فهرست و در بخش 6 تحلیل وضعیت موجود مدیریت فاوا و در ادامه پیوست های سند ارائه شده است.

8- وضع مطلوب مدیریت فاوا

در این سند وضعیت مطلوب مدیریت فاوا در سازمان بنادر و دریانوردی از لحاظ فرایندهای کاری سازمان فاوا ، نحوه ارتباط و تعامل این فرایندها با یکدیگر ، ساختار سازمانی ، نقشها و مسئولیتها ، مهارتهای مورد نیاز بر مبنای استانداردهای ITIL، COBIT و ISO27001 ارائه گردیده است.

یکی از ویژگیهای کلیدی وضعیت مطلوب مدیریت فاوا وجود دیدگاه فرایند گرا (Process Oriented)بهجای دیدگاه وظیفه گرا (Function Oriented)فعلی در سازمان فاوا میباشد.

9- برنامه انتقال

برنامه انتقال طرح جامع فنآوری اطلاعات و ارتباطات سازمان بنادر و دریانوردی یک نقشه راه سطح بالا برای نوسازی فنآوری اطلاعات و ارتباطات می‌باشد. در واقع طرحی برای دستیابی به معماری مطلوب است که وضعیت مطلوب اهداف، کسب و کار، کاربردها و سرویس‌ها، فنآوری و داده‌های سازمان را به تصویر می‌کشد.

هدف اصلی برنامه انتقال طرح جامع، تعریف طرح‌ها و پروژه‌های مورد نیاز برای مهاجرت به وضعیت مطلوب با در نظر گرفتن اولویت‌ها، وابستگی‌ها و محدودیت‌ها می‌باشد. برنامه انتقال مبنایی برای توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات، پشتیبانی از کسب و کار، مدیریت سرمایه‌گذاری و سازماندهی اجرای طرح جامع است. در واقع طرح‌ها و پروژه‌های تعریف شده در برنامه انتقال، برنامه‌هایی هستند که سازمان برای توسعه و نوسازی کسب و کار و فنآوری اطلاعات و ارتباطات اجرا خواهد نمود.برنامه انتقال طرح جامع فناوری اطلاعات و ارتباطات سازمان بنادر و کشتیرانی شامل مجموعه‌ای از طرح‌ها و پروژه‌هایی است که براساس تحلیل شکاف میان وضعیت موجود و وضعیت مطلوب سازمان شناسایی شده‌ است. در این برنامه زمانبندی اجرا، نیروی انسانی و بودجه مورد نیاز هریک از طرح‌ها و پروژه‌ها برآورد می‌گردد. اولویت اجرای طرح‌ها و پروژه‌ها براساس معیارهایی نظیر میزان ماموریت، حیاتی بودن ، وابستگی فنی و آمادگی سازمان برای پذیرش تغییر مشخص می‌شود. با توجه به اینکه استقرار معماری مطلوب فنآوری اطلاعات و ارتباطات در سازمان و بنادر با مخاطراتی همراه است، در بخشی از برنامه انتقال ریسک‌های عمومی و اختصاصی طرح‌ها و پروژه‌ها شناسایی شده و راهکارهای تعدیل اثر آن‌ها ارائه شده است. همچنین مدل مطلوب مدیریت و اجرای طرح جامع فنآوری اطلاعات به منظور پیاده‌سازی موفق برنامه انتقال معرفی گردیده است.